Hệ thống ERP là gì? Các chức năng và quy trình triển khai hệ thống ERP

Hệ thống ERP được biết đến là một trong những giải pháp giúp các doanh nghiệp thực hiện công tác quản lý, quản trị tổng thể doanh nghiệp một cách hiệu quả

Hệ thống ERP được biết đến là một trong những giải pháp giúp các doanh nghiệp thực hiện công tác quản lý, quản trị tổng thể doanh nghiệp một cách hiệu quả. Cùng tìm hiểu khái niệm hệ thống ERP và các chức năng chính của nó ngay trong bài viết này nhé!

Hệ thống ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một hệ thống phần mềm tích hợp giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động như: kế toán, tài chính, bán hàng, mua hàng, kho vận, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, v.v.

Mục tiêu chính của ERP là tập trung dữ liệu vào một nền tảng thống nhất, giúp các phòng ban kết nối với nhau chặt chẽ hơn, giảm thiểu sai sót, tối ưu quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành.

Các chức năng chính của hệ thống ERP

Tùy vào quy mô và lĩnh vực kinh doanh, hệ thống ERP có thể được cấu hình khác nhau. Tuy nhiên, các chức năng cốt lõi thường bao gồm:

1. Tài chính – Kế toán

• Quản lý sổ sách kế toán, bút toán, thu chi.
• Lập báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ.
• Quản lý công nợ, dòng tiền, ngân sách.

2. Quản lý bán hàng

• Tạo và theo dõi đơn hàng, báo giá, hợp đồng.
• Quản lý khách hàng, tình trạng giao hàng, công nợ.
• Phân tích doanh thu, hiệu suất bán hàng.

3. Mua hàng

• Quản lý yêu cầu mua hàng, đặt hàng, tiếp nhận hàng.
• Theo dõi nhà cung cấp, giá mua, lịch sử giao dịch.
• Kiểm soát chất lượng và quy trình phê duyệt mua hàng.

4. Quản lý kho

• Quản lý xuất nhập tồn, kiểm kê, định mức tồn kho.
• Theo dõi vị trí lưu trữ, số lô, hạn sử dụng.
• Tích hợp với sản xuất, bán hàng và mua hàng.

5. Quản lý sản xuất

• Lập kế hoạch sản xuất, theo dõi tiến độ và định mức nguyên vật liệu.
• Quản lý công đoạn, chi phí sản xuất và năng suất.
• Hỗ trợ truy xuất nguồn gốc sản phẩm.

6. Nhân sự

• Quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương.
• Quản lý bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân.
• Theo dõi đào tạo, đánh giá hiệu quả công việc.

7. Quản trị hệ thống & báo cáo

• Phân quyền người dùng, bảo mật hệ thống.
• Tạo báo cáo tùy chỉnh theo yêu cầu quản lý.
• Phân tích dữ liệu thời gian thực.

Quy trình triển khai hệ thống ERP

Triển khai ERP là một quá trình phức tạp, cần phối hợp giữa doanh nghiệp và đơn vị triển khai. Dưới đây là các bước triển khai tiêu chuẩn:

Bước 1: Khảo sát và phân tích yêu cầu

• Đánh giá hiện trạng hoạt động doanh nghiệp.
• Phân tích các quy trình nghiệp vụ đang áp dụng.
• Xác định mục tiêu, phạm vi và tính năng cần thiết của hệ thống.

Bước 2: Thiết kế giải pháp

• Lên bản vẽ quy trình trên phần mềm ERP theo từng phân hệ.
• Thiết kế cấu trúc dữ liệu, luồng công việc và báo cáo.
• Lập kế hoạch triển khai chi tiết theo giai đoạn.

Bước 3: Cấu hình và phát triển hệ thống

• Thiết lập thông số hệ thống theo yêu cầu.
• Tùy chỉnh hoặc phát triển thêm tính năng đặc thù nếu cần.
• Tích hợp với các phần mềm khác (CRM, POS, eCommerce… nếu có).

Bước 4: Đào tạo và chuyển đổi dữ liệu

• Đào tạo người dùng theo vai trò và phân hệ.
• Chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang ERP mới: khách hàng, hàng hóa, sổ sách, v.v.
• Kiểm tra dữ liệu sau chuyển đổi.

Bước 5: Kiểm thử và chạy thử (UAT)

• Doanh nghiệp thử nghiệm toàn bộ quy trình trên hệ thống.
• Ghi nhận lỗi, vướng mắc và điều chỉnh.
• Đảm bảo hệ thống chạy đúng theo nhu cầu thực tế.

Bước 6: Go-live (triển khai chính thức)

• Vận hành hệ thống trong môi trường thực tế.
• Hỗ trợ kỹ thuật trong giai đoạn đầu.
• Giám sát và đánh giá hiệu quả sử dụng.

Bước 7: Bảo trì và cải tiến

• Bảo trì hệ thống định kỳ.
• Nâng cấp tính năng, cập nhật theo thay đổi nghiệp vụ hoặc pháp luật.
• Tiếp tục đào tạo người dùng và hỗ trợ kỹ thuật.

Hệ thống ERP không đơn thuần là một phần mềm quản lý mà còn là giải pháp chiến lược toàn diện, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, ra quyết định chính xác và phát triển bền vững. Việc hiểu rõ chức năng và quy trình triển khai ERP sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng hệ thống hiệu quả, tránh lãng phí chi phí và nguồn lực

Tùy thuộc vào nhu cầu quản lý để doanh nghiệp có thể lựa chọn các phân hệ ERP một cách cụ thể. Phần mềm DOFA ERP sẽ là một lựa chọn hợp lý, an toàn và tiết kiệm mà vẫn đáp ứng đủ các yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

--------------------------------

Để được tư vấn chi tiết về phần mềm quản trị hợp nhất DOFA, khách hàng vui lòng liên hệ theo các kênh thông tin sau: 

CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ DOFA

Hotline: 094 664 5544

Phone: (024) 3636 0326

Website: https://dofa.com.vn/ - https://erp.dofa.vn/ 

Fanpage: https://www.facebook.com/erp.dofa.vn

Email: [email protected]

Địa chỉ: Số 06 Ninh Sơn, Chúc Sơn, Chương Mỹ, Hà Nội